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学懂简报基本技巧,避开三大常见错误

在这广泛使用电脑软体的时代,演讲配合简报已成为大趋势。不论业务报告、课堂教学、学生报告,还是讲座演说,都能见到投影片的蹤影。但与此同时,坊间也不乏对简报的批评。早前一名外国哲学教授便撰文,呼吁同业弃绝PowerPoint。他批评在课堂上使用PowerPoint,只会损害师生互动,令教学变得公式化与沉闷。

到底简报是提升还是降低演讲的水準?这问题的确令人烦恼。许多人都曾经面对类似的困惑︰想使用简报作演讲,但有时看到别人糟糕的简报演说,也深怕自己是其中一分子;想设计出色的投影片,却又不知从何入手。

好的演讲未必需要简报

要知道问题的答案,首先我们必须改变一个常见却错误的观念︰好的演讲必须依赖简报。没错,出色的简报确实能够提升演说的解释功效与吸引力。但说来有趣,根据TED总裁Chris Anderson的报告,这个享誉全球的TED TALKS讲座,最多人观看的演讲有三分之一是完全没有使用投影片。

这真是令人惊讶的答案。简报附有美观的照片、插画、影片、图表,总该比光说有趣才对?但这却不一定,因为投影片会令听众把集中力从讲者身上转移至萤幕上。如果简报本身设计得不好,或者讲者无法配合简报演说,只会弄巧成拙。

接下来,我将说明简报演说里三大常见错误,让大家避免坠入陷阱。

常见陷阱1︰将简报当作讲稿

许多人都曾经历过这类糟糕的演讲:投影片里塞满一堆文字,讲者甚至照着这些文字朗读。有些讲者以为这是準备充足的明证,又以为详尽的文字说明能令听众更明白演讲内容。

这绝对是错误的观念。没有听众喜欢在演讲中收到一份完整讲稿。他们是来「听」演讲的,不是来「阅读」演讲。文字满满的投影片,绝不会令听众感到你早有预备,反而只会令他们怀疑你是否没记熟演讲内容,以及想起学生时代一些老师跟书读的沉闷课堂。

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这是我以前教学的简报,不堪回首。

简报主要用途不是传达文字。它是一种视觉工具,用来分享言语难以表达的视像。如果你想传达文字信息,请用演讲里的主角:你的嘴巴。把台上的演说内容重複在简报里,是丝毫没有价值。

常见陷阱2:投影片都是标题+列点

有些人以为转移使用列点的方式展示重点,便能避免上述的问题。 这类「列点式投影片」通常来自软体提供的範本:「标题」加「项目符号」的组合。

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典型的列点式投影片,又是一段黑历史。

然而,这种简报却不会比「讲稿式简报」好多少。一来许多人已对这类範本看得生厌,缺乏新鲜感。二来听众往往会先阅读文字,并自行理解它们的意义。当讲者解说到某一点时,听众已经不再期待。

当然,我并不完全反对使用这类列点式投影片。有时我在堂上解说一连串複杂又抽象的论点时,也会使用这类範本(虽然我会重新设计它们的样子与位置,尽量显得新鲜)。

大概而言,这类列点式投影片只适合出现在课堂或业务报告上,因为这两类演讲通常需要表达複杂与抽象的内容(其实更好的做法是直接使用课堂笔记);在公开场合里,则应该尽量减少使用。因为在公开演讲里,你必须将複杂又抽象的内容转化成易懂与具体的概念,而非用简报表达它们。

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若真要使用列点式投影片,必须美化它的版面。

总之,简报不是讲稿,也不是笔记。许多人喜欢把简报当成是方便自己演说的工具,让自己能够跟着原定的演讲方向演说。这错误的观点必须扭转。紧记,简报是为听众服务。

常见陷阱3︰把简报当成主角

误将简报当成演讲里的主角,这是许多人都没注意到的陷阱。言语与视像是两种不同的认知範畴。当听众把注意力聚焦在投影片上,自然容易没听清楚讲者的讲话。

因此,即使你的简报设计得很精美,也必须配合演说内容。一场出色的演讲,讲者最需要的是与听众建立联系,令他们感受到讲者像朋友一样,是来分享一件重要或有趣的事,这才会令他们专心、诚恳地聆听你的思想内容。假如这是上课,老师更应该留多一点时间给同学发问与讨论。

谨记,简报终究只是辅助工具。一场演讲的大部分时间,讲者必须令听众把注意力集中在自己身上,并且令他们感受到彼此在交流中;否则,他们只会觉得讲者在自话自说,这样的演讲只会令人想做白日梦。

使用简报作演说的理念

既然简报有这幺多潜在危机,为何我们仍然使用简报作演说或报告?最显然的理由,自然是为了展示三言两语难以表达清楚的东西。有时一段影片、一幅图片,的确胜过千言万语。

除了解释的功能,精美的投影片也会带来巨大的吸引力。根据TED总裁的说法,TED将演讲时间限制在20分钟左右,源于平常人的集中力只能维持在这黄金时段。然而,大部分课堂与演讲都是超过20分钟。我们必须依靠一些方法,令听众或学生愿意花精神与意志听完演讲。

这时候,有趣的影片与照片,便能救讲者一命,重新抓回他们的注意力。当我知道这个道理后,也尽量把简报当成分享图像与影片的工具。若无需要使用到两者,就直接不用简报。

因此,人人在使用简报前,必须自问︰我需要分享影像吗?若不需要,就不要用简报。若要使用简报,应该如何把投影片和我的说话作结合?

一些简报设计的原则

当然,纸上谈兵可能无法令你掌握如何设计好的简报。以下是一些简报设计的原则,参考自教演说的书籍。说实话,我也是阅读了这些书后,才开始懂得设计简报。以前,我可是把文字塞满投影片的烂讲者。

    每张投影片都必须简化,最好只呈现一个核心要点。每张投影片最多只出现一张图像或一段影片。千万别在同一张投影片放上两张照片。假如一张投影片有许多内容,便应该把内容拆散成数张投影片替代。千万别以为在投影片挤入大量内容,减少整份简报的投影片数量,是件好事。请尽量将文字图像化。若你真的想不到怎样将文字转化成图象,也应该尽量用简洁的字眼表达要点。譬如「人类的记忆并不像摄影机一样拍下我们经历过的东西,它并不可靠」,改成简洁的「记忆可信吗?」反而更能挑起听众的好奇心。请尽量避免使用简报软体提供的过场动画效果,譬如爆炸、闪烁、旋转、波浪等等,这些浮夸的动画效果只会换来听众的嘲笑。文字与背景颜色,尽量鲜明对比。黑字配白底,白底配深色字,这样的颜色最容易阅读。若在没有需要使用投影片的时候,你可以换上一张纯黑色的投影片,令听众的注意力从萤幕转移回你的身上。
参考资料Chris Anderson《TED TALKS 说话的力量:你可以用言语来改变自己,也改变世界》Carmine Gallo《跟TED学说故事,感动全世界:好故事是你最强大的人生资产》Jeremey Donovan,Ryan Avery 《TED大师x11位世界演讲冠军:教你30秒说动人心》

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